The Food & Waste Scan bestaat uit verschillende stappen, die afhankelijk van de aard en de wensen van de organisatie kunnen worden ingezet.

Gestart wordt met een nul-meting (optie), gedurende de nul-meting wordt het proces van de organisatie beoordeeld en worden de meetpunten bepaald. Naar aanleiding van de nul-meting wordt een rapportage opgesteld en deze wordt besproken met de organisatie, dit betreft een optionele stap.
Stap drie is de installatie en implementatie van The Food & Waste Scan programma.

Samen met de organisatie wordt de scan ingericht en geïmplementeerd. Tijdens het gebruik van de The Food & Waste Scan is ondersteuning vanuit The FoodProfessor mogelijk.

Na installatie en implementatie vindt de eerste daginvulling plaats, dat wil zeggen de menu’s en gerechten van de eerste dag worden ingegeven, de productiegegevens worden geregistreerd, de derving wordt per processtap en per afdeling vastgelegd.

Na, de eerste week vindt een rapportage van de resultaten plaats. Deze resultaten worden met de organisatie besproken en de eerste conclusies kunnen worden getrokken.

Op basis van de eerste rapportages kunnen de Kritische Waste Indicatoren (KWI) worden bepaald. Periodiek kunnen deze indicatoren worden gemonitord en kunnen maatregelen worden getro‹en. De monitoring en de analyse van de resultaten kunnen door de organisatie worden uitgevoerd.
Ondersteuning op maand- jaarbasis door The Foodprofessor is tevens mogelijk.